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人材紹介の請求書の書き方&請求書の発行タイミングと入金タイミングについて

    人材紹介の請求書の書き方や、請求書の発行タイミングと実際の入金タイミングについて解説します。特に規定の書式などがあるわけではなく、請求書の形式には自由度があります。近年では人材紹介会社向けのシステムに請求書発行機能が内包されていることも少なくありません。一方で、請求書の書き方や送り方に注意点もあり、事前に確認しておきましょう。

    今回は人材紹介の請求書の書き方や、請求書の発行タイミングと実際の入金タイミングについて解説します。

    人材紹介の請求書には特に規定の書式などがあるわけではなく、請求書の形式には自由度があります。近年では人材紹介会社向けのシステムに請求書発行機能が内包されていることも少なくありません。

    一方で、請求書の書き方や送り方に注意点もあります。1つ1つ見ていきましょう。

    人材紹介の請求書の書き方に決まりはある?

    人材紹介の請求書の書き方に特に決まりはありません。請求書に含める項目を漏れなく網羅することができていれば、基本的には自社で一般的に用いている請求書を転用することができるでしょう。

    また、近年では人材紹介会社向けのクラウドサービスに請求書発行機能が内包されていることも多いです。クラウドサービスについてはこちらの記事でまとめています。

    請求書に含める項目

    請求書には、主に以下の項目を含めます。

    ・請求先会社名
    ・担当者氏名
    ・請求項目(※「紹介手数料」など)
    ・金額
    ・求職者の氏名
    ・日付
    ・宛名

    ネット上でダウンロードしたテンプレートをそのまま使用してもいい?

    請求書には特に所定のフォーマットなどはありません。

    一方でインターネット上でダウンロードしたテンプレートや、ひな形のフォーマットを「そのまま使用する」ことは危険です。

    使用前に自社の法務部や顧問弁護士と「該当のフォーマットを使用して問題ないか」をすり合わせた上で、使用しましょう。

    送付方法

    書類

    送付方法は、「郵送」「メール」のいずれかが一般的です。

    郵送の場合

    郵送の場合は、請求書や宛先を確認し「宛先ミス」や「請求書の取り違え」がないか綿密に確認したうえで発送します。

    請求書の取り違えは、取引先企業の機密性の高い情報を流出させることと近しいため特に注意しましょう。

    メールの場合

    メールの場合は、請求書のファイルにパスワードを設定したうえで、パスワードの通知メールもセットで送る形が一般的です。

    こちらもメールアドレスの間違いなどに気を付けましょう。

    人材紹介の請求の発生タイミングと入金タイミング

    finance

    最後に、請求書に関連して「請求の発生タイミング」と「入金タイミング」について解説します。

    厳密には企業によっても請求タイミングは細かく異なるケースがありますが、以下のようなパターンが多いです。

    ・紹介手数料の発生タイミング:マッチング成立時
    ・紹介手数料の請求タイミング:入社日
    ・紹介手数料の入金タイミング:入社日の翌月末払い

    こちらの記事でも詳しく解説しています。

    上の請求タイミングと入金タイミングに沿って請求書の発行と処理をする場合、人材紹介会社の担当者は「入社日に請求書を発行し、送付」した上で、翌月末払いとして入金を確認することとなります。

    またマッチング成立以後に、求職者(個人)が内定を辞退することが無いようにフォローをしつつ請求書の発行準備を進めておくことも大事です。

    まとめ

    人材紹介の請求書の書き方や、請求書の送付タイミングと実際の入金タイミングについて解説しました。
    請求手順の確認にお役立てください!

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